5 kroków, które pomogły przy adopcji Office365

Wdrożenie środowiska Office365 w organizacji to złożony proces. Nie wystarczy bowiem stworzyć w Office365 konta firmy, wykupić subskrypcje, dodać użytkowników i podpiąć domenę organizacji. Trzeba jeszcze zadbać o przeniesienie zasobów firmowych, a także przenieść rozwiązania wykorzystywane w organizacji (lub zadbać o ich integrację) – czyli dokonać tzw. migracji. Natomiast to w żadnym razie nie gwarantuje sukcesu wdrożenia Office365. Aby cała operacja zakończyła się sukcesem należy przekonać do zmian osoby w organizacji. W tym artykule przedstawię 5 kroków które zwiększą Twoją szansę na skuteczną adopcję.

Disclaimer: Kroki zostały spisane jako retrospekcja podjętej współpracy z jednym z moich klientów. Każda firma jest inna i wymaga indywidualnego podejścia. Zachęcam Cię do świadomej decyzji których z poniższych kroków potrzebuje firma w której realizowane jest wdrożenie.

Krok 1: Poznaj produkt, który kupiłeś

Office365, to znacznie więcej niż Outlook, Word, Excel i PowerPoint. Nawet jeśli dodamy do tej listy OneDrive, SharePoint Online, Microsoft Flow i PowerApps, to i tak nie bedzie to nawet połowa! A już bazując tylko na wymienionych platformach można osiągnąć naprawdę dużo (przykłady znajdziecie tu). To ile tych produktów znajduje się w Office365? Bardzo udane zestawienie zrobiła ekipa jump365.com:

koniecznie wypróbujcie interaktywną wersję! https://app.jumpto365.com/

Warto pamiętać, że każdy z produktów posiada ogrom własnych funkcjonalności oraz różnych konfiguracji, które pozwalają pokryć niezliczone scenariusze.

Na koniec należy dodać, że maksymalne wykorzystanie wbudowanych możliwości Office365 zwraca się z nawiązką – Microsoft stale ulepsza swoje produkty i dodaje nowe możliwości, a więc odpowiedź na pytanie “zbudować samemu czy jeszcze chwilę poczekać” wcale nie jest oczywista. Np ostatnio pojawiła się możliwość integracji Common Data Service z Outlookiem co jest kolejnym argumentem do użycia bazy CDS jako kontenera na dane zamiast SQL czy SharePointa.

Tip #1: zanim podejdziesz do budowania niestandardowych rozwiązań upewnij się, że wykorzystałeś maksimum wbudowanych funkcji Office365

Krok 2: Keep it Simple and Straightforward

My, konsultanci, wiemy, że wszystko da się osiągnąć na różne sposoby. Np współdzielenie pliku można wykonać z poziomu SharePoint, aplikacji OneDrivem, zsynchronizowanego folderu na komputerze, Teams itd. Dla wielu osób mnogość opcji, to wolność wyboru i wysoka integracja. Ale dla wielu, to chaos (“czyli jeszcze raz, na ile sposobów mogę to zrobić?”), brak spójności (“czemu czasem udostępniasz z przeglądarki a raz z folderu na komputerze?”) i to powoduje, że wracają oni do “bezpiecznego miejsca”: metod których używali do tej pory – były one proste, przejrzyste i spójne.

Dlatego:

1. Wybierz najlepszą i jedyną słuszną ścieżkę postępowania. Przynajmniej na początku wdrożenia. Np: aby współdzielić plik osobom spoza organizacji trzeba najpierw zsynchronizować folder OneDrive na komputerze. Kropka.

2. Stwórz instrukcje dla najbardziej kluczowych scenariuszy. Dla nas były to:

  • Skanowanie dokumentu (z użyciem aplikacji mobilnej)
  • Synchronizacja wszystkich plików zespołu na komputerze
  • Udostępnienie pliku osobie spoza organizacji
  • Przekazanie załączników z maila do kanału w zespole
  • Zaplanowanie spotkania z konferencją na Teams

3. Instrukcja nie może opierać się na akcji, która nie została opisana. Przykładowo: jeśli w którymś miejscu wymagasz synchronizacji folderu na komputerze, to pamiętaj aby utworzyć instrukcję skonfigurowania takiej synchronizacji

Tip #2: Wybierz najlepszą i jedyną słuszną ścieżkę postępowania. Jasno zakomunikuj ją w organizacji.

Krok 3: Segmentyzacja użytkowników

Język potrzeb jest ważny, ale jeśli organizacja jest średniej wielkości (powyżej 50 osób) lub większa, to nie sposób porozmawiać z każdym pracownikkiem. Należy więc podejść do tematu metodycznie.

  • pogrupuj pracowników wg obszarów którymi się zajmują np: finanse, procesy, IT
  • zidentyfikuj “kluczowe jednostki” czyli osoby, które mają wysoki wpływ na innych i/lub decyzyjność i mają opór przed wdrożeniem nowych rozwiązań
  • zidentyfikuj “influencerów” czyli osoby, które będą propagatorami zmiany. Będą pomagać innym w adaptacji zmian nie tylko z poczucia obowiązku, ale także będą realnie widzieć korzyści nadchodzących zmian. Ważne: nie wybieraj tych osób na siłę!

Krok 4: Naucz się języka potrzeb

Użytkownicy sami z siebie nie zaczną korzystać z gotowych narzędzi. Nawet jeśli firma uważa inaczej, to dla niektórych pracowników “excel na lokalnym komputerze w zupełności wystarcza”. Przyczyna jest prosta – narzędzia to tylko narzędzia. One są po to by realizować potrzeby. Aby więc wdrożyć skutecznie narzędzia należy:

  1. Zrozumieć potrzeby użytkowników: poznaj kontekst ich pracy. Zobacz jakie mają trudności obecnie. Zrozum czemu nowe rozwiązania miałyby im nie pomóc (jeśli tak twierdzą)
  2. Wyraź swoje potrzeby: wytłumacz użytkownikom potrzeby dla których realizowana jest zmiana (patrz scenariusz 1)
  3. Mów językiem potrzeb użytkowników: pokaż im jakie korzyści uzyskają dzięki zmianie. Jak ta zmiana wpłynie na ich pracę (patrz scenariusz 1)
  4. Myśl out-of-the-box: stwierdzenie użytkownika, że czegoś się nie da jeszcze o niczym nie świadczy. Bo to co tak naprawdę ten użytkownik mówi, to: “nie da się tego zrobić inaczej dla przyjętych przeze mnie założeń, ograniczeń oraz rozumienia całego procesu”. Zbudował on wokół swojego procesu pewien mur. Twoim zadaniem jest ruszać każdą cegłą tego muru i wyjmować jedna po drugiej tak długo aż mur runie. Ważne aby nie pociągnął za sobą samego procesu (czyli by biznes dalej realizował swój cel). (patrz scenariusz 2)

Scenariusz 1 (przykład z życia)

  • [User] “Używanie OneDrive jest bezsensowne. Mam już wszystkie pliki na swoim dysku i gdy potrzebuję, to wysyłam je innym osobom mailem. Po co mamy przenosić wszystkie pliki w inne miejsce?”
  • [Consultant] “Chcemy ograniczyć przesyłane maile w organizacji. Zależy nam także na archiwizowaniu wszystkich dokumentów oraz utrzymywaniu historii wersji.”
  • [User] “Z maili również nic nie ginie, ale rozumiem. Będę wysyłać wiadomości rzadziej”
  • [Consultant] “Hm, a przypomnij sobie ile czasu zajmuje Ci odszukanie ostatniej wersji dokumentu w wiadomościach email. No i wyobraź sobie, że pracujesz nad dokumentem 3 dni i już miał być on wysłany w wiadomości email, ale nagle komputer się zepsuł i nie jesteś w stanie odzyskać swojej 3-dniowej pracy…”
  • [User] “Eh…rozumiem…może faktycznie to lepsze. Ale ja mam na pulpicie wszystkie skróty, jak przeniesiemy pliki, to gdzie one będą?” [tu była prawdziwa przyczyna oporu]
  • [Consultant] “Nie przejmuj się, zrobimy tak, że wszystkie pliki będą dostępne z Twojego komputera i wszystkie skróty na pulpicie będą działać. Zmieni się tylko miejsce, gdzie te pliki będą przechowywane.”
  • [User] “super!”

Scenariusz 2 (przykład z życia)

  • [Ksiegowa] “Nie możemy zcyfryzować obiegu faktur, bo każda faktura wymaga pieczątki prezesa. Chyba, że będzie można załączyć zdjęcie takiej pieczątki…ale to tylko dodatkowo czynność w całym procesie. Zamiast pomóc, to utrudni”
  • [Consultant] “A po co jest ta pieczatka?”
  • [Ksiegowa] “Aby dzial ksiegowosci wiedzial, ze prezes przeczytal i zaakceptowal fakturę”
  • [Consultant] “A faktura z pieczątką zostaje potem w firmie?”
  • [Ksiegowa] “Tak”
  • [Consultant] “A gdyby prezes przyszedl i powiedzial: “czytalem, akceptuje”, to byloby to wystarczajace?
  • [Ksiegowa] “Tak”
  • [Consultant] “Czyli używacie pieczątek, bo to szybsze niż osobiste potwierdzenie i szybsze niż napisanie wiadomości email. A gdyby to było równie proste? Np prezes dostaje powiadomienie na telefon i tylko klika “akceptuje” lub “odrzucam”, a cała dalsza komunikacja odbywa się automatycznie?
  • [Ksiegowa] ” Hm….no…w sumie tak też mogłoby być…. “

Bingo! 🙂

Tip #3: Kwestionuj “bo tak pracujemy”. Dopytuj. Bądź dociekliwy. 5x Why.

Tip #4: Aby poznać potrzeby użytkowników przeprowadź z nimi szkolenie/warsztat. Na początku grupowy, a potem realizuj doraźne konsultacje 1:1.

Krok 5: Nakładaj małymi łyżkami do jednego talerza

Kiedy wprowadzisz dużo nowych narzędzi część użytkowników może się przestraszyć liczby zmian. Poczują się zagubieni i będą wracać do starych znanych procesów w których czuli się komfortowo. W związku z tym dodawaj nowe narzędzia i usprawnienia powoli, jeden za drugim. Jeśli to możliwe nie mnóż nowych aplikacji. Integruj wszystko w jednym miejscu. Dobrym pomysłem jest np zacząć od komunikacji poprzez Teams i zdefiniowanie tam zespołów. Następnie przyrostowo budować wokół Teams proces codziennej pracy. Nastepnie rozmawiaj ze zidentyfikowanymi pracownikami/segmentami pracowników i powoli przenos kolejne procesy.

Tip #5: Trzymaj rękę na pulsie – Office365 nieustannie się rozwija.